برنامه ریزی چیست و چگونه باید برنامه ریزی کرد؟
فهرست مطالب مقاله
برنامه ریزی چیست؟
آیا شما نیز فکر میکنید که روزهایتان مفید نیستند؟ آیا تا به حال در آخر روز به این موضوع فکر کردهایدکه تمام روز چه کاری را انجام دادهاید؟ آیا گاهی اوقات احساس میکنید از یک بحران به بحران دیگر انتقال پیدا میکنید و زمان مناسبی برای طراحی برنامهی خود و اولویت بندی آنها ندارید؟
(برای درک بیشتر دراین حوزه مقاله هدف گذاری به شیوه ماتریس آیزنهاور رو مطالعه کنید)
اگر پاسخ شما به هر یک از سؤالات بالا مثبت است، پیشنهاد میکنم تا پایان این مقاله با ما همراه باشید. در مقالات قبلی در مورد دلایل شکست در برنامه ریزی با شما صحبت کردیم اما در این مقاله قصد داریم شما را با 8 نکتهی کاربردی در مورد چگونگی برنامه ریزی آشنا کنیم. با استفاده از این نکات شما میتوانید کارهایتان را بر اساس اهدافتان اولویت بندی کنید و سپس برنامهای بچینید که شما را نسبت به انجام آن متعهد میسازد و باعث میشود که تا پایان روز کارهایتان را به سرانجام برسانید.
(پیشنهاد ما مقاله روش های مختلف هدف گذاری)
این مقاله 7 دقیقه از زمان شما را به خود اختصاص می دهد و در پایان شما با مفهوم کامل برنامه ریزی آشنا خواهید شد.
برنامه ریزی چیست و چگونه باید برنامه ریزی کرد؟
برنامه ریزی فرآیند تفکر در مورد فعالیتهای مورد نیاز برای رسیدن به یک هدف مطلوب است. این اولین و مهمترین فعالیت برای دستیابی به نتایج مطلوب است. در تعریف سادهتر، برنامه ریزی به معنای، فرآیند به انجام رساندن کارها به صورت دقیق و منظم برای محقق ساختن اهداف میباشد.
ضرورت داشتن برنامه ریزی مناسب
اگر تا به حال احساس کردهاید که باید مقداری از استرسهای زندگی خود را کاهش دهید، (مقاله راه های کاهش استرس) بیشتر ورزش کنید یا رژیم خود را تغییر دهید یا دوست دارید تغییرات مهمتری مانند ایجاد تغییر در شغل یا وارد شدن (یا خارج شدن) از رابطه در زندگی خود ایجاد کنید بهتر است یک برنامهی خوب و منظم برای زندگی و کار خود طراحی کنید و طبق آن پیش بروید. اکثر افراد دلایلی مثل اهمالکاری، عدم تمرکز، یا سایر عوامل دیگر را بهانه میکنند و بر این عقیدهاند که با این گونه برنامه ها نمیتوان موفق شد.
(برای اطلاعات بیشتر مقاله اهمال کاری چیست؟ را مطالعه کنید.)
برخی نیز فکر میکنند بدون برنامه ریزی و داشتن یک برنامهی پیش پا افتاده در زندگیشان تغییر ایجاد میشود. باید بگویم که خیر. اصلاً این گونه نیست. این که در ذهن خود برنامه بچینید که فلان ساعت از خواب بیدار میشوم و فلان کار را میکنم و تا شب برای خود برنامه بچینید باعث تغییر نمیشود.
تغییر در زندگی یک فرد با ایجاد یک برنامه عملی خاص براساس تواناییها و متعهد بودن، به آن ایجاد می شود. با ایجاد یک برنامهی درست و مناسب روند کار شما بسیار راحتتر و بدون استرس میشود و شانس موفقیت شما بسیار بیشتر خواهد شد.
هشت عامل مؤثر بر داشتن یک برنامه ریزی موفق
1- یک لیست از تمام کارهایتان آماده کنید
ابتدا یک لیست از همه کارهایی که باید انجام دهید، همهی کارهایی که قصد انجام دادن آن را دارید، کارهایی که مهلت دار هستند، تماسهایی که با افراد مختلف دارید، خواندن ایمیل ها و …. را یادداشت کنید. از پرداخت قبض موبایلتان گرفته تا درس خواندن، از ارسال تکالیف تا تماس با خانوادهتان را بنویسید و سپس همه کارهایتان را اولویتبندی کنید و برای کارهایتان برنامهای منظم تنظیم کنید. برای این کار میتوانید از روش GTD نیز استفاده کنید.
(برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می کنیم مقاله برنامه ریزی به روش GTD را مطالعه کنید)
ممکن است زمان نوشتن کارهایتان یک طوفان مغزی در ذهن شما ایجاد شود که این ناشی از فراوانی و تعداد زیاد کارهای کوچک و بزرگ شماست. نگران و وحشت زده نشوید. همهی ما وقتی کارهایمان را بر روی کاغذ مینویسیم تازه متوجه میشویم که چه میزان کار و چه میزان وقتی را باید برای کارهایمان اختصاص دهیم. به نوشتن ادامه دهید. به این ترتیب، احتمال فراموش شدن کارهایتان به حداقل میرسد. گاهی ممکن است برنامهتان برای مدتی تغییری نداشته باشد. اما گاهی اوقات ممکن است به خاطر یک قرار ملاقات کوتاه و یا حتی یک کار غیر مترقبه مجبور به تغییر برنامهتان شوید. فقط حواستان باشد که در طی عملی کردن برنامهتان فراموش نکنید که به برنامهتان متعهد بمانید و طبق آن پیش بروید.
2- ارزش های خود را شناسایی کنید
وقتی در حال تهیه یک برنامه زندگی هستید، باید پیرامون ارزش ها و اولویت های خود کار کنید. آنچه برای شما مهم است و آنچه را که می خواهید در زندگی خود حفظ کنید را شناسایی کنید. آیا برای خانواده خود ارزش قائل هستید، اما می بینید که وقت کمتری را با خانواده خود سپری می کنید؛ زیرا در شغلی که از آن متنفر هستید، اضافه کاری میکنید؟ آیا شما برای تناسب اندام ارزش قائل هستید، اما می بینید که بیش از حد وقت خود را صرف فضای مجازی میکنید؟
(برای شناخت راه های استفاده کمتر از موبایل این مقاله را بخوانید.)
غالباً ، افراد فعالیت هایی را در زندگی خود گنجانده اند که بدون اینکه بدانند برای آنها چه ارزشی قائل هستند. برای اطمینان از اینکه وقت خود را عاقلانه میگذرانید ، ارزیابی کنید که چه کاری برای شما بیشترین ارزش را در زندگی دارد. سپس بر اساس ارزشهای زندگیتان اولویتهای کاریتان را مشخص کنید و برنامه تان را طراحی کنید. مطمئن باشید که پس از شناسایی ارزش هایتان، خیالتان از بابت کارهایتان راحت میشود و میزان دغدغه ی روزانهتان به حداقل میرسد.
3- هر روز برنامه خود را بنویسید
مهمترین نکته در مورد چگونگی برنامه ریزی کارهای روزانه خود نوشتن برنامهی کاریتان است. نوشتن برنامه روزانه، یک روش خوب برای مدیریت زمان است و مدیریت زمان یعنی مدیریت روز. یعنی به سرانجام رساندن کارهای مختلف در پایان روز.
(برای آشنایی با کتب برنامه ریزی مقاله بهترین کتاب های برنامه ریزی را بخوانید.)
نکته ی اصلی این است که باید وقت بگذارید و آنچه را که فردا قصد انجام دادنش را دارید، بنویسید. برای نوشتن برنامه ریزی اولین قدم شناسایی و دسته بندی کارهایتان بر اساس اولویت و میزان ضرورت آنها میباشد . باید بدانید که کدام کار به نسبت باقی کارهایتان ضرورت بیشتری دارد. به یاد داشته باشید که نوشتن برنامه روزانهتان باعث جهتدهی مغز شما شده و به کارهایتان نظم خاصی میبخشد.
4- هر روز در یک زمان مشخص برنامه ریزی کنید
وقتی برنامه ریزی خود را در یک ساعت مشخص از شبانه روز انجام میدهید، یک عادت و روتین روزانه مشخص در زندگی خودتان ایجاد میکنید و باید بگویم که عادات خوب قدرت این را دارند که شما را در مسیر اصلی اهدافتان قرار دهند.
شما میتوانید کارهای روزانهی خود را از شب قبل برنامه ریزی کرده و در پلنر و یا سرررسید خود یادداشت کنید. نظمی که با نوشتن کارهایتان قبل از خواب در ذهنتان ایجاد میشود؛ میتواند ذهن شما را از دغدغه هایتان خالی کند. علاوه بر خواب با کیفیت، باعث میشود شما صبح خود را بسیار هدفمند آغاز کنید.
5- کارهایی که سریع انجام میشوند را اضافه کنید
همه چیز در برنامه روزانه شما باید نوشته شود. این موضوع که تکمیل یکی از کارهایتان فقط 10 یا 15 دقیقه طول خواهد کشید، به این معنی نیست که این کار نباید در لیست برنامهی کاری شما قرار بگیرد. در برگه برنامه روزانه همهی کارهایتان را از کوچک به بزرگ یادداشت کنید.
تصور کنید، که در پایان روز به ساعاتی که گذراندهاید فکر کنید و متوجه شوید که همه یا بخش اعظمی از لیست کارهایتان را به سرانجام رساندهاید. چقدر خوشایند و خوشحال کننده است. گنجاندن کارهایی که سریع انجام میشوند، احتمال اینکه بتوانید همه موارد موجود در لیست خود را انجام دهید را افزایش می دهد و میزان بهرهوری شما را بالا میبرد.
(برای آشنایی با بهره وری مقاله بهره وری چیست؟ را بخوانید)
اوقاتی را که در طول شبانه روز خسته و کم انرژی هستید و یا از فرط خستگی از انجام کارهای دیگر اشتیاقی میتوانید کارهایی که سریع انجام میشوند و به مدت زمان طولانی نیازی ندارند را انجام دهید و زمانتان را به خوبی مدیریت کنید.
6- برنامه ریزی خود را در دسترس قرار دهید
یکی دیگر از روشهای مؤثر در مدیریت زمان این است که اغلب به لیست کاری خود مراجعه کنید. این به سازماندهی و مدیریت کارتان بازمیگردد. لیست خود را در مکانی نگه دارید که جلوی چشمانتان باشد و به راحتی بتوانید در طول روز به آن مراجعه کنید.
این کار دسترسی شما را به تمام کارهایتان و میزان زمان مورد نیاز برای هر کار را راحتتر میکند. برخی از افراد فکر میکنند که میتوانند همهی کارهایشان را در ذهنشان به خاطر بسپارند اما غافل از این که در ذهن ما آن قدر افکار مختلف از ایده پردازیهای مختلف گرفته تا فکر در مورد شکستهای گذشته، وجود دارد که ذهن به سطل آشغالی پر از افکار پوچ و بیهوده و دسته بندی نشده تبدیل شده است. این در حالی است که با نوشتن هر موضوع، هر ایده، هر کار میتوانید با مراجعه به همان دفتر، آن ها را مورد توجه قرار داده و بررسی کنید.
7- برای برنامهتان ساختار کوچک تنظیم کنید
در زندگی خود سیستمها و ساختارهایی را ایجاد کنید که از تغییر مورد نظر شما پشتیبانی کند. این کار باعث میشود که همیشه به صورت آهسته و پیوسته به ایجاد عادات جدید بپردازید. به عنوان نمونه اگر می خواهید بیشتر ورزش کنید، به یک باشگاه ورزشی بروید، یک دوست ورزشی پیدا کنید و این کار را در بخشی از برنامه خود اجرایی کنید. این کار علاوه بر ایجاد انگیزه باعث ایجاد یک ساختار جدید در برنامه زندگی شما میشود.
(پیشنهاد می کنیم مقاله چطور انگیزه ام را افزایش دهم؟ را بخوانید.)
اگر میخواهید استرس خود را تسکین دهید، به روشی منظم برای کاهش استرس متعهد شوید و آن را به برنامه روزانه خود اضافه کنید. تنظیم ساختارها در زندگی به شما کمک میکند تا آنها را بخشی از واقعیت زندگی خود کنید و با نظم بیشتری به کارهایتان رسیدگی کنید.
8- برخی از کارهایتان را به دیگران بسپارید
درخواست کمک از دیگران را در مسیر کاری و زندگی خود قرار دهید. تفویض وظایف زمانی که برنامه شما بیش از حد سنگین است میتواند کمک زیادی به شما کند. از خود بپرسید برای تحقق برنامههای خود چه کارهایی را باید انجام دهید. اگر برای شما ممکن است برخی از کارهای کوچک را به دیگران بسپارید و خودتان بر روی مسائل بزرگتر و کارهایی با اهمیت بیشتر متمرکز شوید.
برنامه ریزی فرآیند شگفتانگیزی است که به شما نشان میدهد چقدر طبق ایدهآلهایتان پیش میروید و مسیر زندگیتان تا چه حد درست است. با برنامه ریزی درمییابید که چگونه وقت خود را به صورت مفید صرف کنید. علاوه بر این یاد میگیرید که وقت خود را سازماندهی کنید و در مسیر تحقق اهدافتان گام بردارید. این اطلاعات تنها بخش کوچکی از موضوع برنامه ریزی بود. برای این که بتوانید اطلاعات بیشتری در زمینه برنامه ریزی کسب کنید میتوانید به قسمت محصولات مراجعه کرده و دورهی جامع هدف گذاری، برنامه ریزی و مدیریت زمان را تهیه کنید و پس از مشاهده، در کنار برنامه ریزی، چگونگی هدف گذاری و حتی مدیریت زمان به روش GTD را یاد بگیرید
نویسنده : یاسمن وزیرزاده
دیدگاهتان را بنویسید