مراحل برنامه ریزی موفق؛ چطور به همه کارهایمان برسیم؟
فهرست مطالب مقاله
برنامهریزی، فرایند تفکر در رابطه با فعالیتهای لازم برای رسیدن به هدف مطلوب است. برنامهریزی اولین و مهمترین فعالیت لازم برای دستیابی به نتایج مطلوب است. بسته به فعالیتها، هر برنامه میتواند که بلندمدت، میانمدت یا کوتاهمدت باشد. برای مدیرانی که در جستجوی حمایتهای بیرونی هستند، برنامهریزی، مهمترین و کلیدیترین و آسانترین سند برای رشد است. برنامهریزی میتواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصتهای پنهان بازی کند. برنامهریزی به پیشبینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک میکند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که میخواهیم برویم. برنامهریزی به آینده مینگرد
برنامهریزی یا طرحریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامهریزی تعاریف متعددی ارائه کردهاند که برخی از آنها از این قرار است:
- تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
- تصمیمگیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
- تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
- طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوهای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد
- فرایند تفکر قبل از عمل
اهمیت برنامهریزی
برنامهریزی هنر زمانبندی کردن فعالیتهاست؛ طوری که در همان وقتی که در اختیار دارید بتوانید به اولویتهای زندگی خود برسید و اهداف بزرگتان را دنبال کنید. یک برنامهریزی درست و اثرگذار، کلی نتیجهی خوب به همراه دارد:
- واقعگرایانهتر نگاه میکنید و متوجه میشوید که در زمانی که در دست دارید واقعا چقدر کار میتوانید انجام بدهید.
- مطمئن میشوید که برای انجام دادن کارهای اصلی و مهمتان وقت کافی دارید.
- برای اتفاقات پیشبینی نشده کمی وقت در برنامهتان کنار میگذارید.
- دیگر بیشتر از حد توانتان کار قبول نمیکنید.
- پیوسته در جهت اهداف شخصی و شغلی خود پیش میروید و پیشرفت میکنید.
زمان تنها سرمایهای است که نمیشود آن را خرید. با این حال، اغلب افراد آن را بیهوده هدر میدهند و یا صرف هیچ و پوچ میکنند. برنامهریزی باعث میشود کمی دقیقتر به این بیندیشید که در طول روز، هفته یا ماه به کجاها دوست دارید برسید و بعد، کمک میکند تا به این خواستهها واقعا دست پیدا کنید و طعم موفقیت را بچشید.
مراحل برنامه ریزی :
گام اول: چقدر وقت دارید؟
اولین کاری که باید بکنید این است که ببینید اصلا چقدر وقت در اختیار دارید. نوع شغل و اهداف زندگیتان است که جواب این سؤال را برای شخص شما مشخص خواهد کرد.
گام دوم: مهمترین کارها کدامند؟
حالا اصلیترین کارهایتان را بنویسید. اصلیترین کارهای شما همانهایی هستند که اگر انجامشان بدهید، میتوانید با خود بگویید که کارتان خوب بوده. همچنین این کارها همان وظایفی هستند که کیفیت عملکردتان با آنها سنجیده میشود .
گام سوم: برای فعالیتهایی که اولویت بالا دارند برنامه بریزید
به لیست کارهای خود نگاهی بیندازید و از بین آنها سه دسته کار را دسته بندی کنید :
- کارهای مهم
- کارهای فوری و اضطراری
- فعالیتهای مربوط به رسیدگی به اعضای تیم که نمیشود آنها را به کس دیگری سپرد یا حذفشان کرد.
ببینید در کدام ساعات روز بیشترین بازدهی را دارید و همان زمان را بگذارید برای این دسته از کارها. بعضی آدمها اول صبح انرژیشان بالاست و بهتر کار میکنند، برخی هم عصر و شب تمرکز بالاتری دارند.
گام چهارم: تعیین وقت برای وقایع پیشبینی نشده
حالا وقتش رسیده که ببینید برای اتفاقات غیرمنتظره و شرایط اضطراری چه کار میشود کرد. برای تشخیص اینکه چقدر وقت برای این طور وقایع لازم است، تجارب خودتان بهترین راهنمایی خواهد بود. به طور کلی، هر چقدر شغلتان غیر قابل پیشبینیتر باشد، زمان بیشتری باید کنار بگذارید. به یاد داشته باشید که جدا نکردن وقت برای شرایط اضطراری باعث نمیشود این شرایط پیش نیایند! چه وقت کنار گذاشته باشید و چه نه، بالاخره وقایع غیر منتظره اتفاق خواهند افتاد. اما اگر از قبل به فکرش نبوده باشید، چارهای نخواهید داشت جز اینکه تا دیروقت سر کار بمانید
گام پنجم: برای وقت آزادتان چه برنامهای دارید؟
چقدر در دفتر برنامهریزیتان جای خالی مانده؟ این زمانِ باقیمانده، «وقت آزاد» شماست؛ یعنی همان وقتی که میتوانید صرف رشد فردی و رسیدن به اهداف خود کنید. لیست اولویت بندی کارهایتان را مرور کنید و به اهداف شخصیتان نظری بیفکنید. برای هر کار چقدر وقت لازم است؟ برای هر مورد جواب این سؤال را پیدا کنید و بعد کارها را در برنامه جایگذاری کنید .
گام ششم: فعالیتهایتان را تجزیه و تحلیل کنید.
اگر به مرحلهی پنجم رسیدید و دیدید وقت آزاد چندانی برایتان نمانده، باید به عقب برگردید. مراحل دو، سه و چهار را دوباره مرور کنید. آیا تمام کارهایی که در این مراحل برایشان برنامهریزی کردید واجب و لازمند؟ شاید بعضیها را بتوانید به کس دیگری بسپارید، یا حتی راهی پیدا کنید که بشود در زمان کمتری انجامشان داد.
یکی از بهترین راهها برای رسیدن به موفقیت، به حداکثر رساندن زمان در اختیارتان است. اهرمها فقط برای صرفهجویی در انرژیِ فیزیکی نیستند؛ میشود با اهرم مناسب در وقت هم صرفهجویی کرد و کارهای بسیار بیشتری را در زمان کمتر انجام داد. مثلا میتوانید بعضی از کارها را به دیگران واگذار کنید، آنهایی که مهم هستند را برون سپاری کنید و یا حتی تکنولوژی را به کار ببندید تا هرچقدر میشود، روند کارها را اتوماتیکتر کنید. به این ترتیب وقت بیشتریی در اختیار دارید تا صرف اهدافتان کنید.
,, هر روز از شب قبل آغاز می شود ، چون از شب قبل برنامه های روز بعد باید نوشته شود . ،، |
دیدگاهتان را بنویسید