افزایش بهره وری با برنامه ریزی هفتگی
فهرست مطالب مقاله
بهره وری چیست و چگونه میتوان در کارهای مختلف روزمره افزایش بهره وری را تجربه کرد؟ تصور کنید امروز جمعه است و شما آخر هفتهی خوب و سرگرمکنندهای را سپری کردهاید و تصمیم دارید تا پایان شب استراحت کنید و آرامش خود را بازیابید. اما ناگهان، به طور کاملاً اتفاقی احساس ترس همراه با نگرانی بر شما غلبه میکند و ذهن شما به مرور کارهای پیش رو در هفتهی جدید میپردازد و در این حالت مغز شما هیچ راهی برای متوقف کردن این افکار پیدا نمیکند.
کمی که دقت میکنید متوجه میشوید که قصد دارید این هفته را بهتر از سایر هفتهها بگذرانید و در آن افزایش بهره وری را تجربه کنید. پس با کمی فکر کردن، تلاش میکنید که تغییراتی را در برنامهتان ایجاد کنید. ممکن است برنامه ریزی هفتگی، مهیجترین کار در لیست کارهایتان نباشد، اما قطعاً در ایجاد زمان بندی مناسب برای تنظیم کارهایتان به شما کمک خواهد کرد. این کار علاوه بر افزایش بهره وری، به کاهش اضطرابتان نیز کمک میکند.
امّا، دقیقاً چگونه باید هفته خود را برنامه ریزی کنید تا بهره وری بیشتری داشته باشید؟ این مقاله 7 دقیقه از زمان شما را به خود اختصاص میدهد و در آن هشت نکتهی مهم آورده شده است که شما را برای هفتهای با افزایش بهره وری بالاتر و کارآمدتر آماده میکند. پس تا پایان این مقاله با ما همراه باشید تا بتوانید تکنیکهای افزایش بهره وری را در برنامهتان به کار بگیرید.
(همچنین بخوانید: برنامه ریزی چیست و چگونه میتوان برنامه ریزی کرد؟)
افزایش بهره وری در گرو برنامه ریزی
1- زودتر از بقیهی افراد هفته را شروع کنید
روزهای جمعه، بهترین زمان برای طراحی یک برنامه ریزی موفق است. اگر میخواهید هفتهای پربار داشته باشید، پس باید برنامهریزی را از روز جمعه شروع کنید. اگر روزهای جمعه برای شما مناسب نیست پس، سعی کنید عصر روز چهارشنبه و یا پنج شنبه آماده سازی خود را شروع کنید و زمانی را به برنامهریزی خود اختصاص دهید. این آماده سازی، باعث افزایش بهره وری در کارتان می شود. همهی ما استراحت کردن و وقتکشی کردن در روزهای جمعه را دوست داریم. اما باید بگویم که با اختصاص دادن زمان کمی به کار کردن در آخر هفته میتوانید افزایش بهره وری بسیار بیشتری را در هفتهی پیش رو تجربه کنید و از میزان استرس خود بکاهید.
برای انجام سریعتر برنامهریزیتان میتوانید به روش GTD عمل کنید. یک ساعت را مشخص کنید و تمام کارهایی را که باید در طول هفتهی پیش رو انجام دهید را یادداشت کنید و لیستی از تمامی کارهایتان تنظیم کنید. به طور دقیقتر، در مورد کارهای روزمره، مناسبتهای مختلف و اهداف خود فکر کنید. حتی قرارهای کاری و یا کنسرتی که قرار است با دوستانتان بروید را نیز فراموش نکنید و آن را در قسمتی دیگر بنویسید. این روش، یکی از راهکارهای فوق العاده برای افزایش بهره وری در کارتان است.
شاید تصور کنید که انجام این کارها بیهوده است و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص میدهد. اما، این کار باعث میشود افکار مزاحم از ذهن شما دور شود و هر آنچه که لازم است انجام شود بر روی کاغذ بیاید. حال میتوانید بر اساس کارهایی که باید انجام شوند، برای هفتهی آیندهی خود برنامهریزی کنید تا بهره وری بالاتری داشته باشید. به عنوان مثال، فرض کنید که قرار است سه شنبه خانوادهتان به دیدن شما بیایند. برای این که بتوانید با آنها وقت بگذرانید، باید کارهای مهم خود را از قبل تمام کنید؛ پس دقت کنید که این کار به زمان بندی مناسب در برنامه ریزیتان کمک خواهد کرد.
2- هفته ایدهآل خود را از پایه طراحی کنید
یک ورق کاغذ بگیرید و عنوان آن را “کارهایی که می خواهم در این هفته انجام دهم” بگذارید. این عنوان به شما یادآوری میکند که شما مسئول انجام کارها و مدیریت زمانتان هستید.
(همچنین بخوانید: اپلیکیشن های مدیریت زمان و کاربرد آنها)
سپس، یک جدول ایجاد کنید. ستونها را با روزهای هفته نامگذاری کنید .چهار ردیف را با برچسب صبح، ناهار، بعد از ظهر و شب کامل کنید. سپس هر خانهای را که به دلایل مختلف در دسترس نیستند را خط بزنید.
سپس در زیر آن، دو ستون غیر مرتبط ایجاد کنید:
1): Big Stuff(60 دقیقه یا بیشتر): کارها و پروژههای بزرگی است که انجام آن شصت دقیقه و یا حتی بیشتر طول میکشد.
2) Tasks: با استفاده از تقویم، لیست اقدامات بعدی و همه آنچه را كه قصد دارید این هفته انجام دهید را در یك ستون یا ستون دیگر لیست کنید. این روند باعث میشود حواستان را به زمانهای اضافهای که در طول هفته بعد دارید؛ متمرکز کنید. در صورتی که زمان کافی برای انجام کارها پیدا نکردید، اولویتهای کاریتان را تغییر دهید. این روند شما را وادار میکند تا نگاهی هوشیارانه به چند ساعت اضافی در هفته آینده داشته باشید.
ممکن است جدولی که کشیدهاید نامنظم باشد. برای این کار شما میتوانید جدول خود را تایپ کنید و سپس کارهایتان را بنویسید و با برنامهی زمانی خود تطبیق دهید و در نهایت پس از اجرایی ساختن برنامهتان، افزایش بهره وری را تجربه کنید.
3- از سیستم E / N / D استفاده کنید
یکی دیگر از روشهای افزایش بهره وری استفاده از سیستم E / N / D، می باشد. این سیستم مخفف Energizing / Neutral / Draining، میتواند برای کمک به شما در اولویت بندی اهدافتان وقت خود استفاده شود. این کار به شما در مدیریت انرژی تان کمک میکند.
(همچنین بخوانید: هدف گذاری به روش ماتریس آیزنهاور)
تمامی کارهای ما میتواند در سه دسته ی مجزا تقسیم بندی شوند.
دسته اول؛ کارهای انرژی زا(E):کارهایی که با انجام آن ها به شما انرژی مضاعفی داده شده و باعث ایجاد احساس رضایت در شما میشوند در این دسته قرار میگیرند.
دسته دوم؛ کارهای معمولی (N): اکثر افراد در طول روز بسیاری از کارهایشان را طبق عادت همیشگی انجام میدهند. این دسته از کارها کاملاً معمولی و همانند روتین عادی زندگی هستند.
دسته سوم؛ کارهای خسته کننده(D): خسته شدن از انجام کارهای طولانی مدت کاملاً طبیعی است. اما انجام دادن کارهای خسته کننده نه تنها در شما احساس رضایت ایجاد نمیکند بلکه به مرور باعث ایجاد احساس افسردگی، روزمرگی و… میشود. پس سعی کنید کارهایتان را به نحوی انجام دهید که در شما شوق ادامه دادن ایجاد کند.
هر زمان که کارهایتان را برنامه ریزی میکنید، آنها را در دستهE ، N یا D قرار دهید. معمولاً وظایفی که انرژی بخش هستن، کارهایی هستند که از انجام آنها لذت میبرید. به همین ترتیب، شما میخواهید آنها را در مواقعی که به تقویت انرژی و انگیزه نیاز دارید، مثلاً بعد از ناهار، برنامهریزی کنید. کارهای تخلیه آنهایی هستند که از آنها میترسید، زیرا چالش برانگیز هستند. این موارد باید زمانی ( مانند صبح) تنظیم شوند که بیشترین انرژی را داشته باشید.
4- شنبه زمان بازگشت از مرگ است
میخواهید هر روز را در کارهایتان افزایش بهره وری داشته باشید؟ پس نحوه شکلگیری هر روز از هفته را تعیین کنید. به عنوان مثال، برخی از افراد عاشق رفتن به استخر در شنبهها هستند برخی دیگر روزهای شنبه، با کاهش عملکرد روبهرو هستند و زود خسته میشوند. به خاطر همین توصیه میشود برنامهریزی برای هفته آینده را در روزهای پنجشنبه یا جمعه که از سطح انرژی بالایی برخوردار هستید، انجام دهید تا با خستگی و کاهش عملکرد روبهرو نشوید.
هفته خود را آهسته شروع کنید. در روزهای شنبه در ساعات اولیه روز ابتدا کارهای کوچک اما مهم را انجام دهید سپس کارهایی که وقت بیشتری لازم دارند رابه سرانجام برسانید. به عنوان مثال، به عنوان یک نویسنده آزاد، ممکن است بخواهید شنبه ها را به نوشتن کتاب، پیگیری مشتری ها و تشریح مقالات خود اختصاص دهید. شروع نوشتن اولین پروژهی کاریتان، اولین کاری است که باید در روز شنبه انجام دهید. این کار عملکرد شما را افزایش داده و بازدهی شما را بالا میبرد.
5- روتین های مناسب و مطلوب در زندگیتان ایجاد کنید
اگر بخواهیم تعریفی از روتین را برای شما ارائه کنیم این گونه بیان میکنیم که روتین مناسب انجام کارهایی است که به شما کمک میکند زندگی رضایت بخش تری داشته باشید و اتفاقات بهتری را تجربه کنید. به روتینهای متفاوتی که باعث ایجاد حس آرامش در شما میشوند توجه بیشتری داشته باشید. به عنوان مثال، میتوان ورزش صبحگاهی، مراقبه، کتاب خواندن یا گذراندن وقت در طبیعت را در لیست روتینهای زندگیتان قراردهید.
هنگامی که از زندگی رضایت بخش و افزایش بهره وری در کار و زندگی صحبت میشود، داشتن روتینهای مناسب به ارتباط بیشتر روح و جسمتان کمک میکند و باعث ارتقاء و افزایش بهره وری در شغلتان میشود.
6- برنامه هایتان را محدود کنید
آیا میخواهید بدانید که چرا آنچنان که باید و شاید در کارهایتان بازدهی کافی ندارید؟ به این دلیل است که شما خود را به شدت درگیر کارهای مختلف کردهاید. برای افزایش بازدهی خود در هفته؛ برخی از کارهایتان را کنسل کنید و کمی به خودتان استراحت دهید. به جای این که به همهی کارهایتان در یک روز رسیدگی کنید، آن را در طول هفته پخش کنید. به عنوان مثال، اگر ده مورد از کارهایتان را برای این هفته برنام ریزی کردهاید، بر روی پنج هدف اصلی تمرکز کنید و بقیه را برای هفته آینده کنار بگذارید و هر روز این اولویتها را باید بررسی کنید. این کار بسیار واقعگرایانهتر است و وقت خالی برای اتفاقات و کارهای ناگهانی نیز باز میشود. اگر کارهایتان رو زودتر از هفتهی بعد به اتمام رساندید میتوانید دوباره اولویت بندی کنید و برخی از کارهای هفتهی بعد را به این هفته موکول کنید.
علاوه بر این، شما می توانید با واگذاری برخی از وظایفتان به دیگران ، برنامه های خود را محدود کنید. به عنوان مثال، اگر برنامه ی سفر کاری دارید و شرایط مهیاست میتوانید یکی از همکاران خود را به جای خود به سفر بفرستید.
7- نسبت به کارهای کم اهمیت بی رحم باشید
هر چقدر تلاش کنید، نمیتوانید همه کارها را با هم انجام دهید. به همین دلیل شما باید از تمامی منابعی که در دست دارید نهایت استفاده را ببرید و بهترین کار برای این موضوع بیرحم بودن است. لیست کارهایتان را مرور کنید. تمام کارهایی را که برایتان اولویت ندارند را حذف کنید. حال به بررسی موارد ذکر شده بپردازید. چه کارهایی دارید که یک نفر دیگر قادر است انجام دهد؟ چه چیزی می تواند از لیست کارهایتان حذف شود؟
کوتاه کردن لیست کارها به شما کمک میکند فقط بر روی آنچه واقعاً مهم است، تمرکز کنید. همچنین این کار برنامهریزی را نیز آسانتر میکند؛ زیرا، برنامهی کاری کمتری برای زمان بندی برای شما وجود دارد.
(همچنین بخوانید: تمرکز چیست؟ راه هایی برای تقویت آن)
8- نه بگویید
یکی دیگر از تکنیکهای افزایش بهره وری یادگیری چگونگی نه گفتن است. شما باید نه گفتن را نیز یاد بگیرید. با گفتن “بله” به پیشنهادات کاری مختلف وقت بیشتری را از دست میدهید. اگر در حال حاضر با تمام ظرفیت کار میکنید، در نهایت ادب درخواست کمک گرفتن همکارتان از شما را رد کنید. همچنین باید حواس پرتیها را نیز از بین ببرید. تلفن همراه یکی از اصلیترین عوامل در ایجاد حواس پرتی است. بنابراین، یا آن را خاموش کنید، یا آن را روی حالت «مزاحم نشوید» بگذارید.
(همچنین بخوانید: محدود کردن استفاده از تلفن همراه)
9- هفته گذشته را جشن بگیرید
قبل از اینکه روز چهارشنبه و آخر هفتهی کاریتان به پایان برسد، کارهایی را که در طول هفته انجام دادهاید را مرور کنید. آیا تمامی پروژههای خود را در سر موعد مقرر تحویل دادهاید؟ آیا هر روز ورزش کردهاید؟ اگر به تمامی اهدافتان در هفته دست یافتهاید به خودتان پاداش دهید. این پاداش میتواند بیرون رفتن با دوستانتان در آخر هفته و یا رفتن به کنسرت خواننده موردعلاقهتان باشد.
همزمان، به هفتهی گذشته نگاه کنید و ببینید کدام کار به سرانجام نرسیده است. این کار برای این نیست که احساس بدی نسبت به خودتان داشته باشید، بلکه این موضوع به شما کمک میکند که نقاط ضعف کارتان را شناسایی کنید و آن را از بین ببرید، علاوه بر آن، این نکته را فراموش نکنید که برنامهریزی هفتگی یک روند مداوم برای یادگیری و توسعه است.
در این مقاله سعی کردیم شما را با راهکارهایی برای افزایش بهره وری شغلی و چگونگی زمان بندی کارهایتان آشنا کنیم و تکنیک هایی را برای بالا بردن کیفیت کاری برای شما ارائه کنیم. به یاد داشته باشید که لازمه ی افزایش بهره وری، یادگیری دو مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان است. سعی کنید این دو مهارت را یاد بگیرید و بعد از اجرایی کردن و نتیجه گرفتن به افزایش بهره وری فکر کنید و برای آن هدف گذاری کنید. در نهایت از این که زمان خودتان را به خواندن این مقاله اختصاص دادید بینهایت سپاسگزاریم. حال شما نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید و بنویسید شما چه تکنیک هایی برای افزایش بهره وری در شغلتان میشناسید؟
نویسنده : یاسمن وزیزراده
دیدگاهتان را بنویسید