هدف گذاری به روش ماتریس آیزنهاور

هدف گذاری به شیوه‌  ماتریس ‌آیزنهاور چیست و چگونه انجام می‌شود؟ تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که می‌خواهید 5 سال دیگر، یا حتی10 سال دیگر در چه شرایطی و در کجا باشید؟ این که در طول زندگی‌تان به چه دستاوردهایی می‌خواهید برسید؟ آیا تا به امروز به اهداف واقعی خودتان فکر کرده‌اید؟ بسیاری از مردم تصور می‌كنند كه تعیین یك هدف، یعنی داشتن رویایی كه در آینده‌ای بسیار دور به واقعیت خواهد پیوست. اما این تصور از پایه اشتباه است.

اولاً، اینکه هدف باید از ابتدا بطور خاص دقیق و واضح مشخص شود تا فرد بداند که واقعا به دنبال چیست؟ قطعا اگر فرد هدف دقیق خودش را نداند توانایی عملی کردنش را هم ندارد به همین علت آن را فقط یک رویایی دست نیافتنی می‌داند و ثانیاً، شما یا می‌توانید مثل یک برگ جدا شده از درخت خودتان را به جریان زندگی بسپارید و یا این که زندگی تان را مثل یک بوم نقاشی در دست بگیرید و آن گونه که دوست دارید به آن رنگ بپاشید. تعیین هدف و چگونگی اولویت بندی، موضوعی است که باید کمی وقت بگذارید و با دقت بیشتری به آن فکر کنید. در این مقاله قصد داریم شما را با هدف گذاری با استفاده از روش ماتریس آیزنهاور آشنا کنیم.

این مقاله 7 دقیقه از زمان شما را به خود اختصاص می‌دهد و شما در پایان این مقاله قادر خواهید بود اهدافتان بر اساس شیوه‌ی ماتریس آیزنهاور تعیین کنید.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور یک چارچوب بهره‌وری، اولویت بندی و مدیریت زمان است که به شما در اولویت‌بندی لیستی از وظایف یا پروژه هایتان، کمک می‌کند و به گونه‌ای طراحی شده است که تمامی کارهایتان را بر اساس ضرورت و اهمیت آنها، دسته‌بندی می‌کند.

ماتریس آیزنهاور ابزاری ساده برای در نظر گرفتن نتایج طولانی مدت در وظایف روزمره است و تمرکز شما را بر روی کارتان افزایش می‌دهد و تأثیر کار شما را بیشتر می‌کند، علاوه بر این به شما کمک می‌کند تمام وظایف و کارهایتان را جمع بندی کنید و کارهای مهم و فوریتان را خودتان انجام دهید و دیگر کارهای غیر ضروریتان را به دیگران بسپارید تا سریعتر به نتیجه‌ی دلخواهتان برسید.

چرا روش ماتریس، به نام آیزنهاور شناخته شده است؟

نام ابزار ماتریس از دوایت آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) رییس جمهور آمریکا در سال‌های 1953 الی 1961 گرفته شده است. آیزنهاور پیش از این که رییس جمهور شود، ژنرال ارتش ایالات متحده آمریکا و فرمانده عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم بود. وی بعدها به عنوان فرمانده عالی ناتو انتخاب شد.

دوایت آیزنهاور، به علت موقعیت کاری و وظیفه‌‌اش همواره می‌بایست میان فعالیت‌ها وکارهای روزانه خود به انتخاب اصلی‌ترین کارهایش می‌پرداخت. همین امر، سرانجام او را به ابداع روش ماتریس هدایت کرد. ده‌ها سال بعد، نویسنده، استیون کووی، چارچوب آیزنهاور را در کتاب 7 عادت مردمان بسیار موثر رواج داد. در نتیجه‌ی کار کووی، ماتریس آیزنهاور به یک چارچوب مدیریت زمان و تصمیم‌گیری بسیار گسترده در تجارت تبدیل شد.

همان طور که در جدول بالا مشاهده می‌کنید، با استفاده از روش ماتریس به 4 طریق می‌توان کارها را دسته بندی کرد.

به گفته جیمز کلیر، کارشناس بهره‌وری، شما می‌توانید موارد موجود در هر چهار ربع را با این چارچوب ساده درک کنید. انجام کار، تصمیم گیری درمورد انجام دادن، تفویض اختیار و یا انتخاب به حذف و انجام ندادن کار به عهده ی خودتان است.

1- کارهای مهم و فوری

ربع اول را “انجام دهید” می نامیم، زیرا وظایف آن برای زندگی و حرفه شما مهم است و باید حداکثر امروز یا فردا انجام شوند. شما می‌توانید برای مدیریت و انجام کارهایتان در این گروه از تایمر برای کمک به تمرکز در هنگام تلاش برای انجام هر چه بیشتر کار خود استفاده کنید. مثلاً ممکن است شما سه روز دیگر امتحان داشته باشید پس با توجه به اهمیت و ضرورت و همچنین فوری بودن آن، مطالعه برای امتحانتان را در این قسمت از جدول قرار می‌دهید.

2- کارهای مهم و غیر فوری

ربع دوم را این گونه نام گذاری می‌کنیم که باید برای انجام آن زمانی را در نظر بگیریم. در این قسمت از جدول کارهای ما اهمیت زیادی دارد اما آن چنان فوری نیست. شما می‌توانید وظایفی را که باید در تقویم خود قرار دهید در این قسمت لیست کنید.

به عنوان مثال شما قصد دارید به کشور دیگری سفر کنید و برای این کار باید زبان جدیدی را یاد بگیرید. شما می‌دانید که یادگرفتن این مهارت برای شما چقدر ضروری است، اما این کار را وارد تقویم‌تا‌ن می‌کنید و 6 ماه آخر مانده به سفرتان یادگیری این مهارت را آغاز می‌کنید.

مدیران حرفه ای موارد کمتری را بدون برنامه رها می‌کنند و بنابراین سعی می‌کنند بیشتر کار خود را در ربع دوم مدیریت کنند، وسعی می‌کنند با به پایان رساندن کارهای ضروری و مهم، یک تاریخ معقول در آینده‌ای نزدیک به کارهای مهم و غیر فوری شان اختصاص دهند تا استرس کمتری را متحمل شوند.

3- غیر مهم و فوری

ربع سوم مربوط به آن دسته از وظایفی است که می‌توانید به دیگران بسپارید، زیرا اهمیت این کارها برای شما بسیار کمتر از دو ربع دیگر است، اما هنوز هم بسیار فوری هستند.

نمونه ای از یک وظیفه تفویض شده می‌تواند این باشد که شما به یک کتاب در زمینه‌ی کاریتان احتایج دارید و باید وقتی را تنظیم کرده و آن را خریداری کنید. اما شما می‌توانید این کار را به یکی از اعضای خانواده تان بسپارید تا برای شما این کتاب را خریداری کنند.

با این روش شما نیازی به اختصاص دادن یک زمان جداگانه برای انجام کارهایتان ندارید و می‌توانید خیالتان را از بابت کارهایتان راحت کنید چرا که به دست دیگران به سرانجام خواهند رسید .

عکس: با سپردن کارهایتان به دیگران انرژی خود را برای انجام کارهای اصلی‌تان ذخیره کنید.

4- کارهای غیرمهم و غیرفوری

کارهایی که در ربع چهارم قرار می‌گیرند اصلا کار نیستند و بهتر است اصلاً زمانی را برای انجام دادن آن‌ها نگذارید چرا که اینگونه کارها در اکثر اوقات فقط باعث اتلاف وقت شما می‌شوند .

عادت‌های بد خودتان را کشف کنید، و آنها را متوقف کنید. به عنوان مثال، گشت و گذارهای بی‌دلیل در وبسایت‌های مختلف یا بازی های طولانی مدت ،یا بالا پایین کردن صفحات در شبکه های مجازی فقط و فقط باعث تنبلی و اهمال کاری شما می‌شوند و در راستای اهدافتان نیستند و حتی ممکن است سبب عقب انداختن کارهایتان در ربع اول و دوم شوند.

تفاوت کارهای ضروری و کارهای فوری

کارهای فوری شامل کارهایی می‌شوند که باید سریع‌تر آنها را پردازش کنید و آن‌ها را به سرانجام برسانید. این دسته از کارها تحت هیچ شرایطی نباید به فردا موکول شوند.

و اما کارهای مهم یا ضروری شامل کارهایی می‌شوند که مرتبط با اهداف بلند مدت شما هستند و برای شما بسیار ارزشمند می‌باشند. گاهی کارهای ضروری می‌توانند همزمان فوری هم باشند. برای اینکه بتوانید تشخیص دهید که کدام کارها ضروری و کدام کارها فوری هستند باید اولویت‌بندی و سپس برنامه‌ریزی کنید و زمانتان را به نحوی مدیریت که به همه‌ی کارهایتان برسید.

عکس: تشخیص اهمیت کارهایتان، اولین قدم برای استفاده از روش ماتریس است.

تمامی توضیحات بالا را می‌توانید به صورت خلاصه در جدول زیر مشاهده کنید:

چند نکته در ارتباط با روش ماتریس

1- قرار دادن کارها در یک لیست، ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه از خودتان سؤال کنید که ابتدا چه کاری ارزش انجام دادن را دارد.

2- سعی کنید در هر ربع بیش از هشت کار قرار ندهید. قبل از افزودن هر کار، ابتدا  مهمترین کارتان را تکمیل کنید. و به یاد داشته باشید این روش برای جمع آوری و تکمیل کارها نیست بلکه برای نظم دهی و تعیین اولویت برای کارهایتان است.

3- اجازه ندهید دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت کارهایتان را تعیین کنند.

4- بسیاری از افراد اولویت بندی کارهایشان را در ذهنشان انجام می­‌دهند. اما حقیقت این است که نوشتن باعث منظم‌­تر شدن ذهن شما خواهد شد و از طرفی، هنگامی که یکی یکی روی کارها خط می‌­زنید، انگیزه و شور و اشتیاق شما برای ادامه دادن بیشتر می‌شد.

آیا روش ماتریس به شما کمک می‌کند تا اهدافتان را محقق کنید؟

دو سؤال مهم در این جا وجود دارد که می‌تواند به شما در تصمیم گیری هایتان کمک کند.

این دو سوال عبارتند از :

دقیقا به دنبال چه کاری هستید؟

چه چیزهایی در زندگی شما به عنوان ارزش های اصلی شناسایی می‌شوند؟

اینها سؤالاتی است که هر از گاهی باید به آن‌ها پاسخ دهید. تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی را باید انجام داد و کدام کارها را حذف کرد ، روند کار را برای شما آسان تر می کند.

بهتر است بگوییم که ماتریس آیزنهاور یک استراتژی کامل نیست، اما این یک ابزار تصمیم گیری مفید برای افزایش بهره وری کارهایتان و از بین بردن رفتارهایی است که باعث مصرف انرژی ذهنی، و همچنین اتلاف وقت شما می‌شوند.

عکس: تقسیم بندی و اولویت بندی کارهایتان باعث تسهیل روند کاریتان می‌شود.

اگر کارهای زیادی وجود دارد که باید در مدت زمان کوتاهی انجام دهید یا حتی نمی‌دانید از کجا شروع کنید، چگونه همه چیز را سازماندهی کنید، یا اولویت‌هایتان را مشخص کنید نگران نباشید. همین الان یک لیست از تمام کارهایتان بنویسید و آن را به روش ماتریس آیزنهاور دسته بندی کنید.

اولویت بندی کلید اصلی این روش است. چگونگی مدیریت زمان نیز ابزاری کارآمد برای اندازه گیری و افزایش بهره وری هستند و از آنجا که نمی‌توانیم وقت زیادی رو هر کدام از کارها صرف کنیم، باید یادبگیریم که چگونه از آن بهتر استفاده کنیم و به جای تمرکز بر روی تعداد وظایف انجام شده در یک روز، اولویت بندی موارد مهم را شروع کنیم و با کیفیت بیشتری کارمان را انجام دهیم. از این که تا پایان این مقاله همراه ما بودید از شما بی نهایت سپاسگزاریم و منتظر نظرات شما هستیم.

نویسنده: یاسمن وزیرزاده