مدیریت کارها به روش GTD

مدیریت کارها به روش GTD، تنها عاملی است که می‌تواند به کار ما سرعت ببخشد و ما را در امر  برنامه ریزی یاری کند. امروزه، با پیشرفت صنعت و تکنولوژی، دنیا با سرعت خیره کننده‌ای به جلو می‌رود و همین امر باعث شده انسان‌های بسیاری عاجز شده و اقرار می‌کنند که از سرعت زندگی جا مانده‌اند. آن‌ها معتقدند که کارهای بسیار زیادی دارند و میزان حجم کاری زیاد و عدم مطابقت کارها با زمانی که در اختیار دارند؛ اغلب اوقات آن‌ها را آشفته و مایوس می‌کند و اغلب به دنبال چگونگی طراحی برنامه‌ریزی درست و مناسب هستند.

(همچنین بخوانید : برنامه ریزی چیست؟)

چگونه می‌توان به روش GTD کارها را مدیریت کرد؟

دیوید آلن، مشاور و مبدع روش مدیریت کارها بدون استرس است و با نام روش “به انجام رساندن کارها” (Getting Things Done) یا بصورت خلاصه GTD شناخته می‌شود. او درباره مدیریت زمان می‌گوید: زمانی که ذهن فرد پر از افکار مختلف و به هم ریخته باشد؛ به جای فکر کردن به اهداف زندگی، به غذای سگ یا گربه خود فکر می‌کند. منظور او از این جمله این است زمانی که ما می‌توانیم در ذهن خود به انجام کارهای تحول آفرین و بزرگ فکر کنیم، چرا باید آن را با مسائل پیش پا افتاده و این چنین کم‌اهمیت پر کنیم؟

زمان تقریبی برای خواندن این مطلب 7 دقیقه است و در این مقاله شما با روش مدیریت کارها به روش GTD بیشتر آشنا خواهید شد. با انجام تکنیک‌هایی که در این روش مطرح می‌شود شما می‌توانید بصورت موثرتری کارهایتان را مدیریت کنید و در نتیجه زمانتان را نیز کنترل کنید.

روش GTD چیست؟

GTD مخفف Getting Things Done به معنای به انجام رساندن کارها میباشد. افراد با استفاده از این روش یاد می‌گیرند کارهای خود را در مدت زمان کمتر و با بازدهی بیشتری انجام دهند. دیوید آلن تکنیک‌هایی در زمینه مدیریت کارها ابداع کرده است که با عنوان روش GTD از آن یاد می‌شود.

ممکن است ذهن شما پر از ایده‌‌ باشد و شما جایی برای ثبت آن‌ها و برنامه‌ای برای اجرای آن‌ها نداشته باشید. برای مثال لیست کارهای خود را نوشته‌اید اما فرصت انجام دادن آن را ندارید؛ می‌خواهید فایل های داخل تلفن همراهتان را به لپ تاپ انتقال دهید اما فرصت آن را ندارید؛ و هزاران فکر مختلف و کار پردازش نشده که در ذهن شما غوطه‌ورند و شما نمی‌توانید ذهنتان را آزادکنید. هرچیزی که از ذهن شما عبور می‌کند و نیاز است که برای آن کاری انجام دهید، بخشی از تمرکز و فضای ذهن شما را اشغال می‌کند و نپرداختن به آن استرس شما را بالا می‌برد.

(همچنین بخوانید : معرفی چند بازی افزایش تمرکز)

GTD این امکان را برای شما فراهم می کند که ذهن خود را از کارهای غیر ضروری خالی کنید و با مدیریت کارهایتان ، زمانتان را به گونه ای سازمان‌دهی کنید که به بهره وری بیشتری برسید.

(همچنین بخوانید : افزایش بهره وری)

هدف از روش GTD

استفاده از این روش به شما در برقراری نظم در کارهایتان کمک زیادی می‌کند و باعث می‌شود که کارهایتان به ترتیب اولویت سازمان‌دهی شده و سپس با نظم بیشتری به سرانجام برسد.

این سیستم نه تنها موجب افزایش میزان بهره‌وری شما در کارتان می‌شود بلکه باعث می‌شود که محقق ساختن اهدافتان نیز میسر شود.

باید تکنیک مدیریت زمان را به خوبی بدانید و پیاده سازی کنید. دیوید آلن می‌گوید: هر چیزی که برای ثانیه ای از ذهنتان عبور می کند را بیرون بکش و زمانی که کاری پیش می‌آید، در همان لحظه تصمیم‌گیری کن تا موقعیت تصمیم‌گیری از دست نرود.

همیشه سعی کنید که برای سازماندهی کارهایتان به ویژه برای انجام کارهای مهم و فوری زمانی را برای یادآوری اختصاص دهید تا آن را فراموش نکنید.

GTD را در زندگی خود امتحان کنید؛ اگر شما …

احساس می‌کنید که در بین حجم زیادی از کارها غرق شده‌اید.

نگران فراموش کردن جزئیات کوچک کارهایتان هستید.

در شغل و زندگی خود با کمبود وقت رو‌به‌رو هستید و نمی‌توانید زمانتان را به درستی مدیریت کنید.

پروژه های زیادی را شروع می‌کنید اما در به سرانجام رساندن آنها مشکل دارید.

قبلا هرگز GTD را در زندیگیتان به کار نبرده‌اید. هر کس باید حداقل یک بار در زندگی خود GTD را انجام دهد چرا که با انجام آن در زندگیتان حتی فقط برای یکبار، شاهد تغییراتی بسیار اساسی در زندگیتان خواهید بود.

اصول و چگونگی انجام روش  GTD

در مرحله‌ی اول، ذهن و حافظه‌ی خود را از هرگونه فکر، ایده، کارهای پردازش نشده و … خالی کنید.

ابتدا تمام کارهای پردازش نشده‌ای که در ذهن دارید را بر روی کاغذ بنویسید. از جمله تحویل دادن پروژه‌های دانشگاه، تماس با خانواده، عوض کردن مسواک و … . همه و همه را از جزیی ترین تا کلی ترین بنویسید و هیچ موردی، حتی موارد ساده و پیش پا افتاده را از قلم نیندازید.

در مرحله دوم، تمام کارها را پردازش کنید. پردازش کارها به معنای انجام آن‌ها نیست بلکه به این معناست که

این کار در چه مدتی پایان می‌پذیرد؟

در چه روز و یا در چه زمانی باید انجام شود؟

آیا مهلت انجام دارد یا خیر؟ پس از پاسخ به این سؤالات کارهایتان را در چند دسته ی مختلف قرار دهید و تقسیم بندی کنید.

در مرحله‌ی سوم، تمامی این بخش هایی را که در مرحله‌‌ی قبل تقسیم کردید را منظم کنید و برای هر یک از کارهایتان، یک برنامه‌ی زمانی بنویسید و مهلت تعیین کنید.

در مرحله‌ی چهارم، پس از سازماندهی و پردازش کارها  و انتخاب یک ضرب العجل برای هر کار، سعی کنید به صورت مستمر و روزانه کارهایتان را پیش ببرید.

میخواهم یک تکنیک فوق العاده برای اتمام سریعتر کارهایتان به شما پیشنهاد بدهم.

آن دسته از کارهایی که زیر دو دقیقه قابل انجام هستند را، بلافاصله و در همان لحظه انجام دهید و کارهایی که بیش از 2 دقیقه زمان می‌برند را در اپلیکیشن های مدیریت زمان یا سررسید خود وارد کنید تا در زمان درست خودش انجام دهید.

با استفاده از چه تکنیک‌هایی می‌توانید از این روش نهایت استفاده را ببرید؟

 با استفاده از تکنیک‌های GTD می‌توانید به بهترین شکل ممکن کارها و زمانی که در اختیار دارید را مدیریت کنید.

6 تکنیک‌ GTD عبارتند از …

1- انجام مهمترین کارها در ابتدای روز

آغاز هر روز فقط سه کار مهم خود را در اولویت انجام قرار دهید. این سه کار آن قدر مهم هستند که حتما باید انجام شوند و درصورت انجام نشدن پیامدهای منفی بسیاری برایتان خواهند داشت.

2- سحرخیز باشید

اگر کارهای زیادی دارید و برای آن برنامه‌ریزی کردید، بهتر است صبح زودتر از خواب بیدار شوید تا بتوانید تمای کارهایتان را در طول روز به اتمام برسانید. سحرخیزی یکی از عوامل موفقیت در زندگی است که باعث مدیریت بهتر زمانتان می‌شود.

(همچنین بخوانید : موفقیت چیست؟)

3- یادداشت کنید

همیشه به محض این که کاری از ذهنتان عبور کرد آن را در یک دفترچه یا در تلفن همراهتان یادداشت کنید و به حافظه‌ی خود اعتماد نکنید‌. چرا که در دقایق بعد ممکن است فراموش کرده باشید که چه کاری و به چه دلیلی باید انجام می‌دادید.

4- کارهای خود را دسته‌بندی کنید

کارهای خود را دسته‌بندی کنید و کارهایی را که به هم مربوط هستند و در یک حوزه قرار می‌گیرند، در یک دسته قرار دهید. این کار باعث می‌شود سرعت بیشتری در انجام کارها داشته باشید .

5- طبق تقویم کارهایتان را برنامه ریزی کنید

برای اینکه کارهای خود را در زمان مشخص‌شده انجام دهید، بهتر است یک تقویم برای کارهای خود تهیه کنید و طبق آن کارهای خود را سازمان دهی کنید.

اپلیکیشن Google Calendar گزینه‌ی خوبی برای ورود کارهای مهم و قرارهای ملاقات است.

6- واقع بینانه برنامه‌ریزی کنید

برنامه کاری خود را متناسب با توان خود تنظیم کنید؛‌ زیرا برنامه سنگین و غیر‌واقع‌بینانه باعث شکست شما در دنبال کردن برنامه‌تان می‌شود و همچنین انرژی شما را برای انجام کارها کاهش می‌دهد. شکست در برنامه ریزی و مدیریت کارها از بسیار ناخوشایند است به طوری که به دنبال انجام نشدن کارها و تحلیل انرژیتان؛ شما فکر می‌کنید که سیستم GTD، سیستمی ناکارآمد است در صورتی که استفاده‌ی شما از این سیستم نادرست است.

کاربرد GTD

GTD یعنی هنر مدیریت کارها بدون تشویش و استرس.

همه‌ی ما در طول شبانه روز، چه در زندگی کاری و چه در زندگی شخصی با حجم زیادی از کارهای مختلف رو‌به‌رو می‌شویم و به زمان زیادی برای انجام آن‌ها نیاز داریم.

روش بی نقص و بی نظیر GTD ، علاوه بر کاربرد زیادی که در مؤسسات و شرکت های مختلف دارد می‌تواند به ما در مدیریت کارهای شخصی در خانه نیز کمک کند. علاوه بر این، با روش GTD میتوان سیستم سازی کرد و کارها را در محل کار به گونه‌ای سازمان دهی کرد که هر فرد بتواند کارهایش را با کیفیت بیشتری ارائه دهد.

قطعا روش GTD ، یکی از بهترین سیستم‌هایی است که به ما در مدیریت کار و زمانی که در اختیار داریم کمک می‌کند و باعث می‌شود در کنار این دو بهره وری بالاتری از کارهایمان داشته باشیم و ذهنمان برای ایجاد ایده های بیشتر و بهتر و افزایش خلاقیت درگیر شود.

برای آشنایی کامل با روش GTD و پیاده سازی کامل آن در زندگی روزمره و همچنین چگونگی هدف‌گذاری هوشمند و گام‌های برنامه‌ریزی می‌توانید در قسمت محصولات سایت، “دوره‌ی مدیریت زمان به روش GTD” را انتخاب کرده و درآن ثبت‌نام کنید و چگونگی مدیریت کارهایتان به روش GTD  را آموزش ببینید.

از این که زمانتان را برای مطالعه این مقاله اختصاص دادید بی نهایت سپاسگزاریم. بعد از به کارگیری این روش در زندگی شخصی و یا کاریتان؛ نظراتتان را با ما به اشتراک بگذارید و نتایجی را که کسب کردید با ما در میان بگذارید.

نویسنده : یاسمن وزیرزاده