آنچه باید در مورد برنامه ریزی و مدیریت زمان بدانید

اکثر افراد برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را به عنوان یک مهارت مهم در زندگی می‌شناسند که ضعف در آن می‌تواند مشکلات فراوانی را در زندگی برای ما ایجاد کند. باید توجه داشت که برنامه ریزی، مجموعه‌‌ای گسترده از چالش‌ها‌، مهارت‌ها، و مسائلی است که یک فرد برای محقق ساختن اهداف و خواسته‌هایش به آن نیاز دارد.

(همچنین بخوانید: برنامه ریزی چیست؟)

و مدیریت زمان نقشی اساسی را در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف ایفا می‌کند و به کارمندان کمک می‌کند تا به موقع وظایفی را که به آن‌‍‌ها محول شده است به پایان برسانند. انجام درست و به موقع کار در زمان مناسب، مدیریت زمان نامیده می‌شود.

(همچنین بخوانید: برترین کتاب های مدیریت زمان دنیا)

این مقاله 8 دقیقه از زمان شما را به خود اختصاص می‌دهد و در پایان این مقاله شما با اهمیت دو مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان آشنا خواهید شد؛ پس تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

برنامه ریزی و مدیریت زمان؛ کدام یک مهم‌تر است؟

برنامه ریزی

برنامه ریزی نقشی اساسی در مدیریت زمان مؤثر دارد. هر فرد برای استفاده‌ی بهینه از وقت، باید تمامی تایم روز خود را به درستی برنامه ریزی کند. انجام دادن کار صرفاً به این دلیل که کار تمام شود و نتیجه‌ی درستی از آن دریافت نشود؛ کاملاً بیهوده است و اصلاً فایده‌ای ندارد. یک برنامه ریزی موفق در سازمان فرد را هدایت می‌کند و اشتیاق و انگیزه‌ی لازم برای رسیدن به اهداف و خواسته‌‌هایش را به او می‌دهد.

(همچنین بخوانید: راه کارهای افزایش انگیزه)

برای هر شخص مهم است که برای خود اهدافی را تعیین کند و برای رسیدن به همان هدف سخت تلاش کند. با برنامه ریزی دقیق و درست فرد قادر است مراحل بعدی رسیدن به هدفش را ببیند و در بازه‌های زمانی درست آن را به سر انجام برساند. برای برنامه ریزی بهتر در هر چیزی، کارمندان باید یک لیست از تمامی کارهایی که بر عهده دارند، تهیه کرده و در آن برای هر وظیفه‌ای یک بازه‌ی زمانی تنظیم کنند. فعالیت‌های با اولویت بالا باید در قسمت اول لیست قرار بگیرند و به دنبال آن فعالیت‌هایی که نیاز به توجه فوری ندارند، در قسمت های بعدی جای گذاری می‌شوند. برنامه ریزی به شما کمک می‌کند کارهای فوری و حیاتی را زودتر از موعد مقرر انجام دهید. برای اولویت بندی کارهایتان به صورت عمیق و دقیق می‌توانید به “مقاله‌ی هدف گذاری به شیوه‌ی ماتریس آیزنهاور“ مراجعه کرده و آن را مطالعه کنید.

برای این که روز خود را متفاوت‌تر شروع کنید و همیشه با برنامه جلو بروید، باید عادات خود را سازماندهی کنید و برای محقق ساختن هر هدف طبق یک نقشه ی از پیش برنامه ریزی شده پیش بروید.

مدیریت زمان

مدیریت زمان چیزی نیست جز مدیریت خوب زمان و انجام کار درست در زمان مناسب. برای افراد ضروری است که از نظر اهمیت و فوریت، بازه‌های زمانی مشخصی را به وظایف اختصاص دهند. مدیریت زمان نه تنها در سازمان‌ها بلکه در زندگی شخصی افراد نیز نقشی اساسی دارد.

(همچنین بخوانید: اپلیکیشن های مدیریت زمان)

برای خود هدف تعیین کنید. بدانید که می‌خواهید در زندگی به چه چیزی برسید. یک قلم و کاغذ بردارید و ببینید پنج سال دیگر شما در جایگاهی هستید. تعیین هدف، به تلاش شما در راستای خواسته هایتان جهت ‌می‌دهد.

(همچنین بخوانید: عوامل نرسیدن به اهداف)

برای یک فرد ضروری است که به زمان خود اهمیت دهد؛ زمان از دست رفته هرگز باز نمی‌گردد. فردی که نتواند نتیجه‌ی کار خود را به موقع ارائه دهد، مورد احترام هیچ کس قرار نمی‌گیرد و در محیط کاری نیز جدی گرفته نمی‌شود. مدیریت زمان نه تنها به افراد کمک می‌کند تا بهترین استفاده را از زمان داشته باشند، بلکه انجام موفقیت آمیز وظایف را در بازه زمانی مقرر نیز تضمین می‌کند. برنامه‌ریزی و مدیریت زمان با یکدیگر در ارتباط هستند و باید به هر دو به یک میزان توجه نشان داد. در این مقاله به بررسی این مسئله خواهیم پرداخت.

آمار موفقیت افراد در برنامه ریزی و مدیریت زمان

طبق تحقیقاتی که در سطح دانشگاه‌های آمریکا انجام شده است، نشان داده شده که بیشتر دانشجویان برای رسیدن به خواسته هایشان تلاش و تقلای زیادی می‌کنند، آنها حتی از فرصت ۲۴ ساعته ی روز خود بخش زیادی را به کار و تلاش اختصاص می‌دهند اما آن طور که دوست دارند نتایج قابل قبولی را دریافت نمی‌کنند. برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا فرد بداند تمام کارهایی که لازم است به صورت فوری صورت بگیرند چه کارهایی هستند و همچنین کارهایی که زمان بیشتری برای به اتمام رساندن آن‌ها وجود دارند کدامند. برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان بهتر برای کارها کارکنان باید یک برنامه‌ی کاری ترتیب دهند. در این برنامه که ارتباط میان برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را نشان می‌دهد، هر یک از وظایف با زمان مورد نیازشان در یک سمت قرار می‌گیرند.

جالب است بدانید که تحقیقات انجام شده نشان داده‌اند، افرادی که کارهای خود را به موقع و بدون تأخیر انجام می‌دهند، کم‌تر در معرض خطر استرس و اضطراب هستند. پس به یاد داشته باشید که هیچ‌گاه کارها را به تعویق نیندازید و در انجام آن اهمال کاری نکنید؛ چرا که با این کار فقط وقت ارزشمند خود را هدر داده اید.

(همچنین بخوانید: راه شکست استرس و اضطراب)

تکنیک‌هایی برای برنامه ریزی و مدیریت زمان در کارها

1- برای خود هدف تعیین کنید

بدانید که می‌خواهید در زندگی به چه چیزهایی برسید. تمامی اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را بنویسید. این کار باعث می‌شود که کارهایتان در جهت اهدافتان سوق بگیرند و برنامه ریزی و مدیریت زمانتان در یک جهت حرکت کنند.

2- فضای مطالعه خود را سازماندهی کنید

کتاب‌های روی میز و مطالب مربوط به مطالعه را به درستی در جای خود قرار دهید. لوازم التحریر نباید روی میز پراکنده باشند زیرا؛ باعث از بین رفتن تمرکز و حواس پرتی شما می‌شوند.

(همچنین بخوانید: راه هایی برای تقویت حافظه)

3- برای تحصیلات خود برنامه ریزی کنید

یکی دیگر از راهکارهای مؤثر بر برنامه ریزی و مدیریت زمان این است که با دقت نظر بسیاری برنامه درسی خود را بچینید و و برای آن نقشه‌راه تعیین کنید. اگر فکر می‌کنید باید زمان بیشتری را به یک واحد درسی اختصاص دهید، نیز بنویسید. ابتدا موضوعات با اولویت بالاتر را در رأس برنامه تان قرار دهید و سپس به موضوعات نسبتاً آسان‌تری بپردازید.

4- برای خودتان انگیزه ایجاد کنید

سعی کنید ابتدای هر کار به خودتان انگیزه بدهید و شور و شوق انجام آن را در خودتان ایجاد کنید. همچنین به یاد داشته باشید داشتن انگیزه شخصی یکی از بزرگترین ابزارهای موفقیت است.

(همچنین بخوانید: راه کارهایی برای افزایش انگیزه)

5- خودتان را ارزیابی کنید

خود ارزیابی از دیگر تکنیک‌های مؤثر بر برنامه ریزی و مدیریت زمان است. نوشتن نقاط ضعف هیچ ضرری ندارد. نوشتن نقاط ضعف و سعی بر تقویت آن ها نه تنها زمان شما را از بین نمی‌برد بلکه باعث سرمایه گذاری بیشتر شما بر روی خودتان می‌شود و این کار در نهایت به افزایش مهارت‌هایتان، نقاط قوتتان و همچنین افزایش بهره وری در کارتان منجر می‌شود.

6- کمی استراحت کنید

استراحت کردن نه تنها شما را از ادامه‌ی انجام برنامه‌ی کاریتان باز نمی‌دارد، بلکه باعث می‌شو‌د پس از کمی استراحت بازدهی شما برای انجام دیگر کارهایتان افزایش یافته و در نهایت به عملکرد بهتری منتهی شود. هیچ فردی نمی‌تواند به طور مداوم در یک بازه‌ی زمانی مطالعه و یا کار کند. هر فرد برای داشتن عملکرد بهتر به آرامش نیاز دارد پس سعی کنید زمانی را در برنامه‌تان به استراحت و تفریح کردن اختصاص دهید.

7- وقت شناس باشید

برای این که زمانتان را به درستی مدیریت کنید و بتوانید کاملاً طبق برنامه‌ی کاری و نقشه‌ی راهتان حرکت کنید بهتر است وقت شناس باشید و هر کار را در سر تایم اصلی خود انجام دهید. اگر کارهایتان را بیشتر و یا کمتر از زمان اختصاص داده شده انجام دهید ممکن است در طول اجرایی کردن برنامه تان به مشکل بر بخورید. این مهم ترین اصل برنامه ریزی و مدیریت زمان است.

8- در کارتان متعهد باشید

بسیاری از افراد فقط زمانی را کار می‌کنند که رییس در سازمان حضور داشته باشد. یکی از عوامل اصلی بهره ‌وری بالا، برنامه ریزی و مدیریت زمان درست، متعهد بودن به کار است. شما باید تمام سعیتان بر این باشد که در تمامی زمان‌ها و در کل روزهای هفته کارتان را به درستی و سر وقت انجام دهید. این که مسئولیت کارهایتان را بپذیرید و بدون زور و اجبار کارهایتان را پیش ببرید. مسئولیت پذیری از مهمترین ویژگی هایی است که هر فرد باید داشته باشد و آن را در خود تقویت کند.

برنامه ریزی و مدیریت زمان دو عنصر اساسی در اجرای کارها و پروژه های بزرگ هستند و اهمیت این دو موضوع به قدری بالاست که اگر یکی از این دو مهارت وجود نداشته باشد، کارها با مشکل مواجهه خواهد شد.

در این مقاله سعی کردیم شما را با ارتباط بین چگونگی برنامه ریزی و مدیریت زمان آشنا کنیم. به طور کلی، زمانی که برنامه‌ریزی با مدیریت درست و مناسب زمان همراه می‌شود، پیشرفت در کار نیز ایجاد می‌گردد. همچنین در این مقاله 8 تکنیک معرفی کردیم که با انجام این راهکارها می‌توانید علاوه بر شناخت درست مسیرتان؛ زمانتان را نیز مدیریت کنید. از این که تا انتهای مقاله با ما همراه بودید و وقت خود را در اختیار ما قرار دادید بی نهایت سپاسگزاریم.